この記事は Kaitou さん主催の 技術イベント・カンファレンス運営のノウハウ（1枚目） Advent Calendar 2025 、13日目の記事です。
前日の記事は、tsukamanさんの ＿・）コミュニケーションの話をしようじゃないか でした。
また、技術イベント・カンファレンス運営のノウハウAdvent Calendar 2025は 2枚目もあります 。
そちらの12日目の記事はかみけんさんの カンファレンスでの公式サイト作成の知見をまとめてみる でした。
これはなんの記事か
今年、所属企業のCTOである ytake さんが本社周辺で地域勉強会をやりたい！ ということで ゆるプット.kioicho というイベントを立ち上げました。
この記事では、今年イベント運営を始めた人の視点から、イベント運営をふりかえり、小さくイベントを始めるに際してやってよかったことといまいちだったことを紹介します。
ゆるプット.kioichoについて
イベントタイトル通り、ゆるい登壇場所の提供をするために活動しているイベントです。
このイベントは紀尾井町周辺で会場をお借りし、技術やデザイン、チームの活動など、エンジニアリングやプロダクト開発周辺のテーマでさえあれば基本なんでもLTができる、という建て付けで動かしています。
コア運営メンバーのほとんどがイベント運営の経験がなく、業務やプライベートの合間に活動をしているので、参加者10名程度を想定した規模から小さく始めています。
ゆるプットはだいたい2～3か月に1回ペースでの開催を目標にしています。
第1回 は8月に、 第2回 は11月に開催し、年明けごろに第3回・第4回を企画中です。
やってよかったこと
最初にTODOと担当をすべてテキストに起こした
なにかをチームで進めるとき、リードする人のパワーでバッと始めてガッと進めてチャッと終わらせてしまってもいいのですが、自分は残念ながらそういうパワーには自信がありません。
業務でもそうですが、期待する役割とやらなければいけないことの全体像が明確に共有されていると、各メンバーが自発的に動きやすくなり、リードするポジションの人の負荷が低下するように感じます。
ゆるプットの運営は業務とプライベートへの影響がなるべく少なくなるように進めたかったため、おそらく最も発生しやすい運営メンバーの負荷であるコミュニケーションコストを下げるために、真っ先に運営TODOリストを作成しました。
以下は私が運営メンバーに共有しているTODOです(一部内部情報があるので外部公開用に編集済)。
## 役割このリストは、まずプレモーテム的に「こんなことが起きたらいやだなあ」「こうなったら参加者は困るだろうな」ということをリストアップし、それを打ち消すようなTODOを並べることで作成しています。
- 当日司会担当
- 当日受付担当
- エントランス
- オフィス
- 飲食手配担当
- connpass担当
- イベントカメラマン
## 準備
### 告知
- [ ] connpassページ公開(connpass担当)
- [ ] SNSでの告知(全員)
### 事前準備(2週間くらい前に終わらせる)
- [ ] 登壇者への連絡(connpass担当)
- [ ] 発表順決める(全員)
- [ ] connpassの発表内容埋める(connpass担当)
- [ ] 入場関連の事前準備(入館証・QR発行など)が必要であれば済ませておく(当日受付担当)
- [ ] 飲食の手配(飲食手配担当)
- [ ] 飲み物
- エンジニアイベントアルコールあまりがちなのでジュース比率多めがいいかも
- [ ] 食べ物(飲食手配担当)
- 参加者1人あたり2品くらいになるように注文
### 事前(前日までに終わらせる)
- [ ] 備品準備(当日司会担当)
- [ ] プロジェクター&スクリーン
- [ ] マイクやスピーカー
- [ ] 前説準備(当日司会担当)
- [ ] 参加者集め(全員)
- [ ] 会場へのアクセス・入場方法を連絡する(connpass担当)
### 当日
- [ ] 14:00頃から飲み物冷やす(飲食手配担当)
- [ ] 飲食物受け取り(飲食手配担当)
- [ ] エントランス入場案内(当日受付担当)
- [ ] オフィス入場案内(当日受付担当)
- [ ] 会場の準備(全員)
- [ ] プロジェクター設置
- [ ] 空調チェック
- [ ] テーブル配置
- 4人で1テーブルになる感じで配置
- 撮影入るときは撮影導線考慮
- [ ] ゲストWiFiの札設置
- [ ] フード・ドリンク並べる
- [ ] ゴミ箱設置
- [ ] 発表終了後、懇親会前にプロジェクターを回収・返却(全員)
- [ ] 懇親会後、あまったドリンクの保管・放出(全員)
### 事後
- [ ] 参加者の感想/ブログあればRT(全員)
- [ ] 請求書対応(飲食手配担当)
- [ ] 撮影した写真の共有(イベントカメラマン)
- [ ] 参加した人にconnpass上で参加チェックつける(connpass担当)
- イベント参加数をconnpass内部で持っていて、各種イベント運営が参照している気がするので、参加してくれた人はちゃんと加算する
- 人数少ないので事後にしているが、人数多いなら受付のときにやったほうがいい
たとえば、
- 会場に来たけど入館証が発行されていなくて入れない
- 会場にフリーWiFiがないので資料が投影できない
のような会が進行できないようなトラブルを書き出し、それを解決するように
- 開催の2週間前までには入場関連の事前準備(入館証・QR発行など)が必要であれば済ませておく
- ゲストWiFiを設定し当日は接続情報が書かれた札を設置する
などのタスクを積むような形です。
その後、TODOごとに役割を当て、この役割を持つ人はこのタスクをやらなければならない、という情報を付加します。
こうすることで、
- 致命的な準備漏れを避けられる
- お手伝いしてくれる人を募集するときに、「こういう仕事をお任せしたいんだけど……」と具体的な相談ができる
ようになります。
2回目以降は実際に起きたトラブルを取り込んでよりよいTODOリストに進化させていくこともできます。
これからイベントをやっていくぞ！ という人には最初に想定トラブルのリストアップをし、運営TODOを起こすことをおすすめします。
座席配置を運営である程度コントロールする
私個人の考えですが、懇親会ではなるべく登壇者とコミュニケーションを取れるとよい、と思っています。
小規模なイベントだからできることですが、受付案内時、各テーブル1人は登壇者がいるように席へ誘導するようにしています。
また、合わせて事前に発表タイトルを貰ったときに、発表内容の技術領域が好き/得意な運営メンバーはいないか確認しています。
いる場合は、この運営メンバーも同じテーブルに配置し、懇親会で必要そうならファシリテートをお願いしてます。
こうすることで、懇親会での交流が活発になるようにしています。
あくまで初期配置としてなので、これをやるときは休憩時や懇親会のタイミングで移動することは自由だということを伝えることは忘れずに。
いまいちだったこと
テーマを定めなかった
ゆるプットはエンジニアリングやプロダクト開発周辺でさえあれば基本フリーテーマでLTができるという建て付けで始めています。
しかし、過去開催どちらの回でも、自由すぎて逆に登壇・参加の両方でやや勇気がいる、というフィードバックをいただきました。
勉強会全体としてはなんでもありでも、開発効率改善回やSRE回など、開催ごとのテーマ程度は設けたほうが、参加してなにか得られるものがあるかどうかわからなくて行きづらい……という状態を避けられそうです。
ほぼクローズドでやっている
上記のテーマがないに関連しますが、基本的に外部に勉強会の内容を公開していません。
これは、
- ここでしか話せないようなことを話せる
- 練習のノリで気楽に登壇しやすい
というメリットもありつつ、外からイベントの様子が見えない、というデメリットもあります。
実態が見えづらいイベントに対して参加するのも会場を貸すのもやや不安があるなと感じつつあるので、Twitterでのイベント実況OK回を設けるなどを検討しています。
〆
初めて勉強会の運用をやってみて、過去に参加したイベントの運営の方々がいかにすごかったかを痛感しています。
まだまだ足りない点もあるゆるプットですが、来年も続けていく予定なので、参加いただけると嬉しいです。
また、この記事がこれからイベントをやってみようという方の助けになると幸いです。
技術イベント・カンファレンス運営のノウハウ（1枚目） Advent Calendar 2025 、明日は慕狼ゆに@エンジニア集会さんの記事です。
また、 技術イベント・カンファレンス運営のノウハウ(2枚目) Advent Calendar 2025 の14日目の記事はムツミックスさんの池袋で技術イベントをはじめた話についてです。
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